МЕТОДИКА АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКИ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выданные работникам организации из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны. Сюда относятся: 1. приобретение запасных частей, материалов, канцелярских товаров, топлива за наличный расчет; 2. оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; 3. расходы на командировки по территории РФ и за границу; 4. представительские расходы. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким, несмотря на то, что сами операции довольно однообразны, а методы и процедуры их проверки просты. Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов. Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно многочислен и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета. Основными документами, которые применяются при оформлении расчетов с подотчетными лицами, и подлежат изучению при аудиторской проверке, являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы. Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах: бухгалтерский баланс (ф.№1) (строка баланса 246 – прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев); отчет о движении денежных средств (ф.№4); главная книга; журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета. После принятия решения о проведение аудиторской проверки, перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии. Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать вопросник. Вопросник для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами № п/п Вопрос Ва-риант ответа Информация или документ, который следует запросить Назначаемая аудиторская процедура Но-мер вы-вода 1 Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды Нет 1 Да Список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды Проц. 1.1.1 2 Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам Нет 2 Да Журнал-ордер № 7 Проц. 1.1.2 3 Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия по направлении работников в командировки Нет 3 Да Письменные распоряжения руководителя Проц. 2.1.2 4 Облагаются ли подоходным налогом суточные сверх норм, возмещаемые по решению руководителя предприятия Нет 4 Да Приказ руководителя о возмещении Проц. 2.2.1 5 Организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах норм и сверх норм для целей налогообложения Нет 5 Да Проц. 2.1.4 6 Имеются ли утвержденные руководителем предприятия сметы представительских расходов Нет 6 Да Письменное распоряжение руководителя Проц. 4.1.1 7 Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм для целей налогообложения Нет 7 Да Проц. 4.1.2 8 Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировки Нет 8 Да По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия по вышеназванному вопроснику аудитор может сделать следующие выводы: 1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды. 2. В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ (Утвержден Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40) лицам, не отчитавшимся за полученные ранее подотчетные суммы, выдаются новые авансы. 3. Приказы о направлении работников в командировку не оформляются — следует проверить не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия. 4. В нарушение Порядка ведения кассовых операций суточные, возмещаемые сверх норм работникам предприятия, не облагаются подоходным налогом. Кроме того, со сверхнормативных суточных необходимо начислить взносы в Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования и Фонд занятости населения. 5. В нарушение Главы 21 Налогового Кодекса РФ «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется. 6. В нарушение Главы 25 Налогового Кодекса РФ «Налог на прибыль организаций» сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия. 7. В нарушение Главы 25 НК РФ «О налоге на прибыль организаций» и Главы 21 НК РФ «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется. 8. В нарушение Порядка ведения кассовых операций выдача денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые. По результатам проведенного опроса у аудитора должно сложиться определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он в последствии определит достоверность отчетных данных. Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур. Основными контрольными процедурами являются: Процедура 1.1.1 — проверка соответствия подотчетных лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия. Процедура 1.1.2 — проверка получения подотчетных сумм денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам. Процедура 1.1.3. — проверка соответствия фактического расходования подотчетных сумм целям, на которые они выданы. Процедура 1.1.4. — наличие подотчетных лиц в штате предприятия. Процедура 1.1.5. — проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия. В случаях, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетных сумм удержан подоходный налог, а также начислены все соц. фонды. Процедура 2.1.1 — проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам. Процедура 2.1.2. — проверка наличия приказов о направлении работников в командировку. Процедура 2.1.3 — проверка правильности возмещения командировочных расходов. Нормы возмещения командировочных расходов определяются в соответствие с нормативными документами, действующими на период действия командировки. Процедура 2.1.4. — проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм. Процедура 2.2.1 — проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм. Процедура 3.1.1 — проверка правильности отражения в учете НДС по приобретенным подотчетными лицами материальным ценностям. НДС выделяется и относится на счет 19 лишь при покупке ТМЦ у организаций оптовой торговли при наличии приходного кассового ордера, накладной и счета-фактуры с выделенной отдельной строкой НДС. При покупке ТМЦ в розничной торговой сети суммы НДС не выделяются и относятся на себестоимость вместе с их стоимостью. Процедура 4.1.1 — проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам. Представительские расходы - это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия. Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) производится в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия, которые не должны превышать нормативно-утвержденных норм, и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обеих сторон. Процедура 4.1.2 — проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм. Процедура 5.1.1 — проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто. Процедура 6.1.1 — проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7. Основные нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом: 1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм: • отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок выдачи работникам подотчетных средств; • выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги и хозяйственно-операционные расходы; • выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия; • выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам; • списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия; • несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы; • допускается передача полученных под отчет наличных денег одним работником другому; 2. Нарушения при оформлении командировочных расходов: • отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку; • отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке; • несоблюдение установленных норм командировочных расходов; • отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм; • отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм. 3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов: • нарушение порядка удержания подоходного налога и начисления фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм; • некорректное выделение налога на добавочную стоимость в суммах командировочных расходов. 4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами: • выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети; • списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле; 5. Нарушения порядка учета представительских расходов: • несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие); • отсутствие учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм; 6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами: • некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами; • неправильное выведение остатков на конец отчетного периода; • журнал-ордер № 7 ведется не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме одновременно; • несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 или других регистрах. 7. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов. 8. Нарушения, связанные с несоблюдением порядка выдачи денег под отчет. Возникают вследствие несоблюдения основных принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. В соответствие с которым, выдача наличных денег под отчет должна осуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работником другому. 9. Нарушения, связанные с неправильным оформлением авансовых отчетов, которые выражаются в том, что к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.