Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами называют работников организации, получивших денежные авансы на командировочные расходы и хозяйственные нужды. Командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Не считается командировкой служебная поездка лица, постоянная работа которого носит разъездной характер или протекает в пути. Наличные денежные средства под отчет на хозяйственные нужды выдаются только лицам, список которых утверждается руководителем предприятия. Основанием для выдачи подотчетных средств на командировочные расходы служит командировочное удостоверение или приказ руководителя предприятия. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. В расходном кассовом ордере, которым оформляется выдача наличных денежных средств, указывается целевое назначение подотчетной суммы. Расходование подотчетных средств на иные цели не допускается. Сроки, на которые выдаются деньги на те или иные цели, устанавливаются приказом руководителя. Если сроки приказом не установлены, то работники должны отчитываться не позже чем через три рабочих для после получения соответствующей суммы. Для погашения полученного аванса по истечении установленного срока подотчетные лица представляют в бухгалтерию предприятия авансовый отчет (унифицированная форма №АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.01 №55). К авансовым отчетам прилагаются оправдательные документы на расход подотчетных сумм: − командировочное удостоверение с отметками о месте и времени нахождения в командировке, − проездные билеты, − квитанции гостиниц, − чеки, счета на покупку материальных ценностей и др. По авансам на административно-хозяйственные и операционные расходы отчеты должны представляться по истечении срока, на который выдан аванс, а на расходы по командировкам - не позднее 3 дней по возвращении из командировки одновременно с письменным отчетом руководителю предприятия о проделанной работе за время командировки. Авансовый отчет ОАО «Промстройдетальсервис» представлен в приложениях. На основании авансового отчета, бухгалтерия погашает аванс (списывает с работника числящиеся за ним подотчетные суммы), а в случае необходимости выплачивает работнику разницу между фактически потраченными суммами и суммой аванса (перерасход). Выданные, но не израсходованные суммы подлежат возврату. Таблица 1.2. Расчеты с подотчетными лицами на счете 71 № Содержание операции Дебет Кредит 1 Выданы из кассы подотчетные средства 71 50 2 Приобретены материалы из подотчетных средств 10 71 2 Осуществлены общехозяйственные расходы из подотчетных средств 26 71 3 Возвращен остаток неизрасходованных подотчетных сумм в кассу 50 71 4 Возмещен перерасход подотчетных сумм 71 50 5 Списаны невозвращенные в срок подотчетные суммы 94 71 Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 №729 устанавливает следующие размеры командировочных расходов: - по найму жилого помещения - в размере фактических расходов, подтвержденных документами, но не более 550 рублей в сутки; - по дополнительным расходам (т.н. суточные) - 100 рублей за каждый день командировки. В этом же постановлении установлены нормы оплаты проезда на различных видах транспорта. Например, по железной дороге вы должны путешествовать минимум в плацкартном вагоне. Если же организация не относится к "бюджетным", размеры командировочных расходов должны определяться коллективным договором. Они могут быть какими угодно, но не могут быть меньше установленных Правительством РФ. Если сотрудник не предоставил документы, подтверждающие расходы на проживание, то затраты на эти цели возмещают ему в сумме, которую утвердил руководитель организации. Минимальная сумма, возмещаемая сотруднику, составляет 12 руб. за день проживания (п.3 ст. 217 НК РФ). Все, что было выплачено выше необходимо включить в налогооблагаемый доход работника. Пример. Работник ОАО «Промстройдетальсервис» был направлен в командировку в другой город для проведения переговоров с покупателями о комплектности поставляемого организацией оборудования. 1 марта 2006 г. работнику были выданы под отчет денежные средства в размере 11 500 руб. Срок командировки 3 суток – с 1 марта по 3 марта. По прибытии из командировки работник представил авансовый отчет с приложенными документами: проездные документы на сумму 6 500 руб., счет из гостиницы на сумму 4 500 руб. На командировочном удостоверении дата убытия в командировку и дата прибытия соответственно 1 марта 2006 г. и 3 марта 2006 г. Размер суточных в организации согласно приказу руководителя составляет 100 руб. в сутки. Авансовый отчет №47 был утвержден руководителем организации 6 марта 2006 г. В учете организации формируются следующие проводки: 1 марта: Д-т сч. 71 К-т сч. 50-1 – 11 500 руб. – выданы денежные средства работнику под отчет 6 марта: Д-т сч. 26 К-т сч. 71 – 11 000 руб. – отнесены на расходы стоимость проездных билетов и стоимость услуг по проживанию командированного лица; Д-т сч. 26 К-т сч. 71 – 300 руб. – начислены суточные за 3 суток нахождения в командировке; Д-т 50-1 К-т сч. 71 - 200 руб. – возвращены деньги подотчетным лицам. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.