Предложения и рекомендации по совершенствованию внут-реннего контроля основных средств

Типичные ошибки • В учетной политике предприятия указано, что аналитический учет основных средств должен вестись в инвентарных карточках (форма ОС-6). Однако на предприятии этого не делаю считая ведение таких карточек из-лишним, при этом ссылаются на имеющиеся в бухгалтерии копии инвентар-ных списков а на тех предприятиях, где эти карточки ведут, не всегда соблю-дают требование полноты занесения реквизитов. • Материальная ответственность организуется лишь в отношении собственных основных средств, учитываемых на сч. О1 «Основные средст-ва». • Несоответствие информации о наличии основных средств по дан-ным Главной книги информации об их остатках по данным инвентарных кар-точек нередко влечет за собой неправильное начисление амортизации. • Оприходование основных средств не по цене их приобретения. • В состав первоначальной стоимости включают затраты по оплате про-центов по заемным средствам. • При покупке основных средств у физических лиц не все¬гда удер-живается подоходный налог. • При передаче основных средств в качестве вклада в ус¬тавный ка-питал другого предприятия сумма превышения их договорной стоимости над балансовой нередко включается в со¬став доходов будущих периодов (кредит сч. 83 «Доходы будущих периодов»), а по мере начисления дивидендов при-соединяется к балансовой прибыли (дебет сч. 83 «Доходы будущих перио-дов», кредит сч. 80 «Прибыли и убытки»). Настоящий порядок дейст¬вовал до 1 января 1995г. • При безвозмездной передаче основных средств выявлен¬ный убы-ток не всегда списывается на уменьшение добавочного капитала или фонда социальной сферы. • Начисление износа основных средств производится один раз в квартал. • Предприятие продолжает начислять износ по объектам с истек-шим сроком нормативной эксплуатации. • Неправомерное ускоренное начисление износа основных средств. • Списание 50% балансовой стоимости в первый месяц или в пер-вый квартал после ввода в эксплуатацию основных средств, а не равномерно в течение года. • Простое хищение средств (основной тип мошенничества). Автоматизация учетной работы на предприятии находится на низком уровне. Во всей центральной конторе имеется три компьютера, у главного бухгалтера, у бухгалтера расчетной группы и у секретаря, все класса Pentium II 2 (433 MHz), два принтера HP LaserJet, копировальный аппарат Canon. Компьютеры не соединены в сеть. Тем не менее, использование техники для целей бухгалтерского учета можно признать крайне не эффективным. Не используются и не установлены системы автоматизации бухгалтерского учета. При этом используются спе-циальные программы для составления отчета в налоговую инспекцию по на-логу на доходы физических лиц (2-НДФЛ), и отчета в пенсионный фонд. Установлены и используются текстовые и табличные процессоры пакета MS Office XP. Текстовый процессор MS Word XP использует секретарь для сос-тавления документов, необходимых для работы предприятия, такие, напри-мер как, приказы по предприятию, договора с контрагентами, справки и пр. Табличный процессор MS Excel XP используется бухгалтером расчетной группы при расчете заработной платы и необходимых отчислений и налогов. Все остальные операции ведутся вручную. Что касается непосредственно учета основных средств, то можно ска-зать, что документооборот по учету основных средств практически отсутст-вует. Многие документы не ведутся вовсе, как, например, инвентарная кар-точка. Инвентарные карточки на предприятии никогда не велись и не ведут-ся, вместо этого делаются записи в книге по учету основных средств. Опера-ции по движению и ремонту основных средств оформляются приказом ру-ководителя по предприятию, по которому делаются изменения в книге по учету основных средств. Несмотря на то, что в хозяйстве имеется три ком-пьютера, информация обрабатывается вручную, а данная техника приме-няется лишь для составления годовой отчётности в ИМНС и Пенсион-ный фонд. Для того чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять себе, что же такое автоматизирован-ный бухучет. На первый взгляд все просто и даже такая постановка вопроса кажется несколько надуманной, потому что автоматизированный бухучет - это просто когда бухучет ведется на компьютере. Вот такое заблуждение и служит причиной большого количества неудачных попыток автоматизации. Следует осознать, что внедрение бухгалтерской программы эффективно то-лько тогда, когда следствием внедрения является повышение эффективности и улучшение качества ведения бухучета на предприятии. Стадии и этапы создания автоматизированной системы изложены в ГОСТ 34601–90 “Автоматизированные системы. Стадии создания”. Основ-ные этапы здесь следующие: • предпроектное обследование и написание тактико-технического зада-ния; • проектирование; • ввод в действие; • сопровождение автоматизированной системы. На стадии предпроектного обследования должна быть осуществлена по-становка задачи, которая заключается в формировании исходных посылок, требуемых результатов решения задачи и описании её математического со-держания. Так как автоматизация бухгалтерского учёта является сложной за-дачей и состоит из множества подзадач, должен быть рассмотрен комплекс информационно связанных друг с другом компонентов. Нужно обратить внимание на периодичность и время решения задач, организацию сбора пер-вичных данных и передачи их в обработку. Постановка задачи должна соп-ровождаться описанием документов, массивов данных, используемых в зада-че и получаемых в результате решения. Информация, используемая при ре-шении задач, разделяется на постоянную, которая должна храниться в систе-ме и использоваться многократно, и переменную. В постановке задачи обязательно должен принимать активное участие главный бухгалтер, привлекая при этом практически всех работников своего отдела. Постановка задачи очень облегчается, если на предприятии имеются такие документы, как учётная политика и рабочий план счетов, должностные инструкции на каждого работника, график документооборота, утверждены порядок и сроки выполнения учётных работ. Без таких документов постанов-ку задачи нужно начинать с изучения организационной и функциональной структуры бухгалтерии, распределения обязанностей, формализации системы ведения документооборота, изучения информационных связей и маршрутов движения информации. Перед автоматизацией учёта необходимо привести его в порядок, совершенствовать. Нужно проанализировать все формы пер-вичных документов, используемых в бухгалтерском учёте, оценить их соот-ветствие формам, утверждённым ОКУД, и возможность замены неунифици-рованных форм унифицированными, проанализировать реквизиты и показа-тели документов. Бухгалтеру нужно учитывать, что ввод информации в ЭВМ должен осуществляться один раз. Все сводные, промежуточные, результат-ные данные должны быть получены автоматически на основе введённых пе-рвичных данных. Информация заносится в единую базу данных. Массивы постоянной, справочной информации должны быть упорядочены, классифи-цированы. Перечислим ниже, какие работы, на наш взгляд, необходимо выполнить бухгалтеру. 1. Разработать рабочий план счетов. Особое внимание при этом необхо-димо уделить субсчетам и аналитическим счетам. По каждому счёту, субсчё-ту может быть необходимо вести несколько видов аналитического учёта (бо-льшинство бухгалтерских программ позволяют это). Аналитический учёт на-иболее трудоёмок, его данные используются не только учётными работника-ми, но и всеми управленцами. 2. Нужно составить локальные классификаторы массивов постоянной (справочной) информации (подразделений, сотрудников, товарно-материальных ценностей и т. д.). Выбор постоянной информации из справо-чника облегчает заполнение документов. Многие классификаторы (справоч-ники) используются для ведения аналитического учёта, т. е. показатели в них представляют собой аналитические счета. Показатели нужно упорядочить, разбить на группы, присвоить коды, которые должны облегчить поиск, груп-пировку информации. Системы классификации и кодирования информации рассмотрены в специальной литературе. Эта работа особенно необходима для тех массивов, количество показателей в которых исчисляется сотнями и ты-сячами (материалы). Без правильной классификации и кодирования с масси-вами неудобно работать, что может привести к ошибкам (повторный ввод и нарушение аналитического учёта). Сделать это нужно до ввода классифика-торов в ЭВМ, изменение группировки и кодов в дальнейшем будет затрудни-тельным. 3. Проанализировать и усовершенствовать документооборот по каждому участку учёта, по каждому автоматизированному рабочему месту: формы пе-рвичных документов, показатели и реквизиты, содержащиеся в них, порядок и сроки их заполнения. По возможности предусмотреть использование уни-фицированных форм, так как они разработаны с учётом автоматизированной обработки и многие из них уже содержатся в бухгалтерских программах. Фо-рмы документов, которые в программе отсутствуют, придётся формировать и вводить дополнительно (большинство бухгалтерских программ это допуска-ют). Желательно, чтобы ввод первичных документов в ЭВМ происходил од-новременно с их составлением или получением, затем их можно распечатать. В компьютер необходимо вводить все реквизиты документов. Должен произ-водиться однократный ввод информации, а если документы связаны инфор-мационно, то это должно быть отмечено бухгалтером. 4. Многие бухгалтерские корреспонденции однотипны, поэтому их ввод в компьютер следует автоматизировать, хотя стоит предусмотреть возмож-ность вручную ввести, если понадобится, любую корреспонденцию. Но будет удобнее и правильнее, если большая часть бухгалтерских корреспонденций будет составляться автоматически на основе соответствующих первичных документов, что и предусматривают многие бухгалтерские программы. Не-обходимо рассмотреть, как будет происходить ввод всех корреспонденций. 5. Выходные документы (регистры и отчётные формы) формируются ав-томатически на основе введённой в ЭВМ информации. Бухгалтерские про-граммы предлагают достаточно широкий набор выходных форм, при необхо-димости позволяют их изменить, ввести новые. После решения поставленной задачи эффективность бухгалтерского уче-та увеличивается, это выражается в: • Упорядочении бухучета. Если при бумажной бухгалтерии для получе-ния какой-либо информации, например специфической выборки обо-ротов по субсчету счета 01, требовалось несколько часов работы, то на компьютере - нажал клавишу, и выборка распечаталась. • Увеличении количества информации, получаемой из бухучета. Раньше можно было увидеть аналитику по 41 счету только в каком-нибудь одном разрезе, сейчас, на компьютере - в нескольких. • Снижение числа бухгалтерских ошибок. Это очень важный фактор, ес-ли учитывать величину штрафов и пеней за сокрытие налогооблагае-мых величин, причиной которого, как правило являются именно бух-галтерские ошибки, а не некий злой умысел. • Повышение оперативности бухучета. Если раньше, при бумажном бу-хучете, бухгалтера не поспевали за первичной документацией и дела-ли проводки с опозданием, а квартальный и годовой отчет сдавался в последний момент, то сейчас это прекратилось. • Повышении экономичности бухгалтерского учета. Практика показыва-ет, что во многих случаях, изменив применяющиеся на предприятии план и типовую корреспонденцию счетов, формы первичных докуме-нтов и другие "подвластные" бухгалтерии параметры можно без ис-пользования различных рискованных схем уменьшить налогооблага-емые величины или, по крайней мере, передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей.