Приемы и способы документального финансово –экономического контроля

Документальный контроль — это контроль за правильностью ведения бухгалтерского учета, составления и заполнения форм бухгалтерской (финансовой) документации и отчет¬ности. В процессе документального контроля устанавли¬вается достоверность представленной в документах финансовой информации, соответствие выполненных опера¬ций требованиям законов и других нормативных актов, а также оценивается система внутреннего контроля проверяемого объекта. При исследовании отдельных документов используются такие методы документального контроля как: • формальная проверка; • нормативная проверка; • логическая проверка; • арифметическая проверка. Формальная проверка представляет собой оценку внешнего вида документа: заполнение всех необходимых реквизитов, наличие номера, даты, подписей, наличие исправлений и других визуально различимых признаков. В данном случае документы изучают в целях выявления дефектов в их оформлении, установления правильности заполнения реквизитов и наличия не оговоренных исправлений, правильности присвоения нумерации, тождественности дат (например, на расходном кассовом ордере – даты оформления и даты получения средств) подчисток, дописок текста и цифр, соответствия документа действующей типовой форме и т.д. Метод нормативной проверки применяется для выявления отклонений фактических затрат от плановых или нормативных. Данный метод необходим при исследовании причин отклонений от норм и задержки изменений норм материальных и трудовых затрат при использовании ревизуемой организацией основных элементов нормативного метода учета затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции. В комплексе с технико-экономическими расчетами метод нормативной проверки позволяет ревизорам выявить случаи сокрытия недостач, растрат, хищений и перерасхода за счет завышения плановых и нормативных затрат на производство продукции, а также списания на затраты производства денежных и материальных средств по нормам, когда фактически израсходовано меньше. Определить объективную возможность и целенаправленность в расходовании денежных средств и материальных ресурсов, реальность взаимосвязей между отдельными хозяйственными операциями позволяет логическая проверка. При осуществлении данного вида проверки проводится рассмотрение сущности операции, оценка соответствия сущности и формы документа, бухгалтерской записи, проверка полномочий должностных лиц, подписавших документы. Осуществление логической проверки обусловливается квалификацией проверяющего, знанием необходимых нормативных документов, умением анализировать взаимосвязи хозяйственных операций. Метод арифметической проверки применяется для определения в документах правильности подсчетов и выявления признаков хищений и злоупотреблений, завуалированных путем арифметических действий. Неправильные арифметические действия могут быть умышленными и неумышленными. Ревизиями устанавливаются случаи умышленного искажения себестоимости продукции, сырья и материалов, объемов строительно-монтажных работ за счет неправильного оформления процентов, индексов, итогов общепроизводственных и общехозяйственных накладных расходов; в денежных документах – завышения итоговых сумм. Типичным способом мошенничества является искажение суммы. Несоответствие между частными и итоговыми суммами могут быть выявлены как по горизонтальным строкам (например, при умножении, сложении, подсчете процентов), так и по вертикальным (правильность подсчета по отдельным колонкам и итоговой сумме в количественном, натуральном и стоимостном выражении). Кроме того, арифметическим методом может быть проверена правильность обобщения данных первичных документов в регистрах бухгалтерского учета, а также правильность переноса данных из регистров бухгалтерского учета в бухгалтерскую отчетность. Например, следует обращать внимание на записи в журнале-ордере №1, в котором итоговые суммы по дебетуемым счетам такие же, как и в отчетах кассира. Расхождение в указанных цифрах свидетельствует о нарушении финансовой дисциплины. При исследовании взаимосвязанных документов используют следующие методы: • метод встречной проверки и • метод взаимного контроля. Метод встречной проверки применяется при проверке документов, которые составляются в двух и более экземплярах. Он подразумевает сличение разных документов или сравнение нескольких экземпляров одного и того же документа, находящихся в разных подразделениях ревизуемой организации (при внутренних операциях) или в разных организациях (при внешних операциях). Проведение встречных проверок ревизорами регламентируется п.13 Инструкции о порядке проведения ревизии и проверки котрольно-ревизионными органами Минфина России, утвержденной приказом Минфина России от 14.04.2000г.№42н. Данный вид проверок проводится также Федеральной службой финансово-бюджетного надзора. В ревизионной практике применение встречной проверки внутренних операций дает эффект при выяснении достоверности и реальности получения, например, цехом со склада сырья и материалов (по требованиям или лимитно-заборным картам) либо поступления из цеха на склад произведенной готовой продукции (по накладным или приходным ордерам, нарядам на выполнение работ). При проверке внешних операций организации могут быть выявлены такие нарушения как неоприходование полученных в других организациях товарных и денежных средств, уменьшение количества полученных ценностей путем подделки тех экземпляров документов, которые поступают в организацию. Метод взаимного контроля является одним из наиболее эффективных, но в тоже время и более трудоемким. Он заключается в использовании в любом сочетании различных документов, прямо или косвенно отображающих проверяемую хозяйственную операцию. Сопоставлению могут подвергаться различные бухгалтерские документы, а также документы оперативно-технического учета. При этом возможно: − сопоставление документов, отражающих непосредственное совершение хозяйственной операции, с документами, имеющими к первым косвенное отношение (например, сопоставление материального отчета о расходе сырья и материалов с данными карточек складского учета); − сопоставление документов, отражающих хозяйственную операцию с документами, оформление и содержание которых обусловливается непосредственно первичными документами (например, включение в акт выполненных работ таких объемов, на которые не оформлены наряды). О наличии в документах подлога могут свидетельствовать две группы признаков, выявляемые взаимным контролем – это отсутствие необходимых взаимосвязанных документов (разрыв в цепочке документов) и противоречия в содержании взаимосвязанных документов. Использование данного метода проверки позволяет решить две основные задачи: − выявить подложные документы; − определить круг лиц, причастных к совершению противоправных действий. Кроме того, сопоставляя различные документы, можно построить модель утраченного или искаженного документа в первоначальном виде, который может служить источником информации о содержащихся в нем сведениях. Методы проверки документов, отражающих однородные операции, включают: • восстановление количественно-суммового учета; • контрольное сличение остатков; • хронологический анализ; • сравнительный анализ и др. Метод восстановления количественно-суммового учета состоит в том, что по первичным документам в хронологической последовательности восстанавливаются данные о поступлении и расходовании материальных ценностей по каждому сорту, виду или типовому размеру. Сравнение учетных остатков с фактическими остатками позволяет выявить излишки одних товаров и недостачу других. Наибольший эффект от применения данного метода проявляется в следующих случаях: − на базе в нарушение инструкции количественный учет вообще не велся, что было использовано в целях сокрытия хищений; − записи в картотеке не соответствуют первичным документам и условиям осуществления операций; − картотека велась недостаточно детально (учет по средним ценам, пересортица по артикулам и др.). Данный метод может быть использован при проведении документальной ревизии в любой отрасли экономики, но чаще всего применяется при ревизии баз, предприятий торговли, общественного питания, складов некоторых организаций, где количественный учет товаров не ведется (ведется только в суммарном денежном выражении), хотя каждая операция поступления и расходования материальных ценностей оформляется первичными документами. Метод контрольного сличения остатков. Сущность данного метода заключается в том, что данные об остатке товарно-материальных ценностей по инвентаризационной описи на конец проверяемого инвентаризационного периода сопоставляются с итоговыми данными о движении этих ценностей за весь период, начиная от предыдущей инвентаризации. В результате контрольного сличения остатков может быть получено два результата: − излишки товарно-материальных ценностей или денежных средств (может быть вызван, например, поступление неучтенного товара); − недостача (что может свидетельствовать, например, о возможной реализации товара без отражения этого факта в учете). Чаще всего данный метод применяют контрольно-ревизионные органы при выявлении хищений на предприятиях розничной торговли и общественного питании в тех случаях, когда нельзя применить метод восстановления количественного учета. Метод сравнительного анализа предусматривает взаимное сопоставление содержания разных (но одинаковых по форме) документов, отображающих аналогичные по своему содержанию операции. Его основу составляет сопоставление сравнимой хозяйственной операции с аналогичными с целью выявления возможных отклонений, труднообъяснимых обычными причинами. Кроме описанных методов документальной проверки могут быть использованы такие, как: • Проверка правильности корреспонденции счетов; • Проверка регистров бухгалтерского учета; • Исследование неофициальных материалов; • Исследование и проверка объяснительных записок, полученных в процессе ревизии и др. Правильность совершения хозяйственных операций не всегда можно проверить методами документального контроля. Часто возникает необходимость провести проверку наличия денежных средств, материальных ценностей и основных фондов в натуральном выражении. С этой целью применяются методы фактического контроля.