Электронный офис и офисные задачи

Современный офис немыслим без компьютера и компьютерных технологий. В связи с этим часто используется термин электронный офис. Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. К офисным относятся следующие задачи: делопроизводство, управление, контроль управления, создание отчетов, поиск, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями. Типовые процедуры, выполняемые в перечисленных выше задачах: • обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы); • сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора); • хранение поступающей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных). Это требует выполнения следующих условий: • должна быть скоординирована работа между исполнителями; • движение документов по возможности должно быть оптимизировано; • должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках предприятия и предприятий в рамках объединения. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства: • одна или несколько ЭВМ, объединенные в сеть; • печатающие устройства; • средства копирования документов; • модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ). Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить: • сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов; • стримеры, магнитооптические или другие запоминающие устройства большой ёмкости предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте или на специальных кассетах или дисках; • проекционное оборудование для проведения презентаций. Основными программными продуктами, входящими в офис, являются: • текстовый редактор; • электронная таблица; • система управления базами данных. В состав программного обеспечения офиса могут также входить: • программа анализа и составления расписаний; • программа презентации; • графический редактор; • программа обслуживания факс-модема; • сетевое программное обеспечение; • программы перевода текстов с одного языка на другой. Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов.