Документация аудитора

Вся документация аудитора, подготавливаемая им перед проверкой и в ходе ее, относится к его рабочим бумагам. Рабочие бумаги помогают ему в планировании и выполнении аудита, в контроле и обзоре аудиторской работы, а также предоставляют доказательства аудиторской работы для подтверждения аудиторского мнения. Опытные аудиторы готовят свои рабочие бумаги достаточно ясно и подробно, с включением всех важных проблем. Правило (стандарт) «Документирование аудита» устанавливает требования по подготовке рабочей документации аудита, в нем сформулированы общие принципы документирования аудита, требования, предъявляемые к форме и содержанию рабочей документации аудита, описан порядок составления и хранения рабочей документации. Аудит, проводимый аудиторской организацией, должен сопровождаться обязательным документированием, т.е. отражением полученной информации в рабочей документации аудита, оформленной в соответствии с указанным правилом (стандартом) аудиторской деятельности. Рабочая документация, если ее характеризовать обобщенно, включает: - планы и программы проведения аудита; - описания использованных аудиторской организацией процедур, их результатов; - объяснения, пояснения и заявления экономического субъекта - описания системы внутреннего контроля и организации бухгалтерского учета экономического субъекта; - аналитические документы аудиторской организации. Правилом (стандартом) «Документирование аудита» определяется детализованный примерный перечень документов, который здесь приводится в несколько сокращенном виде: - информация относительно организационно-правовой формы и организационной структуры экономического субъекта; - извлечения или копии учредительных документов экономического субъекта, а также иных его важных юридических документов (договоров, контрактов, протоколов и т.п.); - копии переписки с другими аудиторскими организациями и прочими лицами в связи с проводимым аудитом экономического субъекта; - копии переписки или записи обсуждений во время встреч с экономическим субъектом по поводу вопросов, возникших в процессе аудита, включая условия проведения аудита; - письма-подтверждения, полученные от экономического субъекта - выводы, сделанные аудиторской организацией по результатам аудита; - копии бухгалтерской и иной финансовой документации экономического субъекта. Рабочая документация может быть создана самой аудиторской организацией либо получена от экономического субъекта, в отношении которого проводится аудит, или от других лиц. Состав, количество и содержание документов, входящих в рабочую документацию аудита, определяются аудиторской организацией, исходя из: - характера проводимой работы; - характера и сложности деятельности экономического субъекта; - состояния бухгалтерского учета экономического субъекта; - необходимого уровня руководства и контроля за работой персонала аудиторской организации при выполнении отдельных процедур. Документы, создание которых предусмотрено актами, регулирующими аудиторскую деятельность в Российской Федерации, включаются в состав рабочих документов аудиторской организации в обязательном порядке. Формы рабочей документации самостоятельно разрабатываются питерской организацией, если акты, регулирующие аудиторскую деятельность в Российской Федерации, не предписывают таких форм. Рабочая документация находится в собственности аудиторской организации, проводившей аудит. Копии, в том числе фотокопии, документов экономического субъекта могут быть включены в состав рабочей документации аудиторской организации с согласия этого экономического субъекта. Аудиторская организация вправе по своему усмотрению совершать в отношении принадлежащей ей рабочей документации любые действия, не противоречащие закону, иным правовым актам и профессиональной этике, а также не нарушающие права и охраняемые законом интересы экономического субъекта, в отношении которого проводился аудит, и других лиц. Экономический субъект, в отношении которого проводился аудит, другие лица, включая налоговые и иные государственные органы, имеют права требовать от аудиторской организации предоставить копию документацию или ее копии полностью или какой-либо части, кроме случаев, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации. Сведения, содержащиеся в рабочей документации, являются конфиденциальными и не подлежат разглашению аудиторской организацией. Аудиторская организация не обязана предоставлять рабочую документацию экономическому субъекту, в отношении которого проводился аудит. Аудиторская организация не имеет права и не обязана предоставлять рабочую документацию другим лицам, включая налоговые и иные государственные органы, кроме случаев, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации. Порядок создания аудиторской организацией, получения от экономического субъекта и других лиц, проверки, обработки, передачи в архив, хранения и обеспечения конфиденциальности рабочей документации устанавливается аудиторской организацией в соответствии с Правилами (стандартами) и иными актами, регулирующими аудиторскую деятельность в Российской Федерации. Рабочая документация должна содержать все сведения, необходимые и достаточные для: - планирования аудита аудиторской организацией; - осуществления аудиторской организацией контроля за ходом аудита; - составления аудиторского заключения по результатам аудита, проведенного аудиторской организацией; - подтверждения того, что аудит проведен аудиторской организацией в соответствии с актами, регулирующими аудиторскую деятельность в Российской Федерации. Все существенные вопросы, требующие профессионального заключения аудитора, вместе с выводами, сделанными по этим вопрос подлежат отражению в рабочей документации. Рабочая документация должна быть достаточно полной и подробной, чтобы опытный аудитор, ознакомившись с ней, мог получить общее представление о проведенном аудиторской организацией аудите. Сведения, включенные в рабочую документацию, должны быть изложены ясно и выражены так, чтобы были очевидны их содержание, форма и невозможны неоднозначные толкования. Рабочая документация должна создаваться своевременно, соответственно тому этапу работы, к которому она относится: до начала, в ходе и по завершении аудита. К моменту представления аудитором заключения экономическому субъекту вся рабочая документация должна быть создана (получена) и завершена оформлением. Рабочая документация должна создаваться на бумажных, машинных или иных носителях, обеспечивающих сохранность сведений, держащихся в ней, в течение времени, установленного для хранения рабочей документации в архиве. Записи в документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность записей в течение времени, установленного для хранения рабочей документации в архиве. Документы, входящие в состав рабочей документации аудита, как правило, должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование документа; наименование экономического субъекта, в отношении которое проводится аудит; период, за который проводится аудит; дата выполнения аудиторской процедуры или составления документа; содержание документа; личная подпись лица, создавшего документ, и ее расшифровка либо легко идентифицируемое условное обозначение такого лица; дата проверки документа; личная подпись лица, проверившего документ, и ее расшифровка либо легко идентифицируемое условное обозначение такого лица. Если в рабочей документации используются условные обозначения символы, то такие обозначения (символы) должны быть объяснены. Документы, входящие в рабочую документацию аудита, должны, как правило, содержать ссылку на источник сведений, включенных в них. Если документ, входящий в состав рабочей документации аудита, создан экономическим субъектом или другим лицом, это обстоятельство должно быть раскрыто в документе с указанием лица аудиторской организации, проверившего такой документ. Каждый документ, входящий в рабочую документацию аудита, должен иметь идентификационный номер. Система построения и порядок присвоения идентификационных номеров таким документам устанавливается аудиторской организацией. Рабочие документы должны быть оформлены аккуратно. По окончании аудита рабочая документация подлежит сдаче для обязательного хранения в архиве аудиторской организации. Рабочая документация должна храниться скомплектованной в папки (файлы), заведенных для каждого аудита, проводимого аудиторской организацией, отдельно. Система расположения документов в папках устанавливается аудиторской организацией. Рабочая документация должна храниться в сброшюрованном виде. Сохранность рабочей документации, оформление и передачу ее в архив проверяет руководитель аудиторской организации или лицо, им уполномоченное. Выдача рабочей документации, фиксирующей проводимый и проченный аудит, работникам аудиторской организации, не занятым лицом данного экономического субъекта, как правило, не должна отпускаться. Рабочая документация должна храниться в архиве аудиторской организации не менее 5 лет. Изъятие рабочей документации у аудиторской организации может производиться только уполномоченными на то органами, в случаях и прядке, прямо установленных законодательством Российской Федерации. В случае пропажи или гибели рабочей документации руководитель аудиторской организации должен назначить служебное расследование. Результаты служебного расследования оформляются соответствующим образом. Рабочие бумаги аудитора хранятся в папках — так называемых «досье на клиента». Досье разделяют на текущие, постоянные и специальное. Текущее досье содержит все документы и материалы, собранные ходе аудиторской проверки. Оно содержит вопросы и проблемы, вынесенные из предыдущего аудита, а также те, на которые следую обратить внимание в последующем аудите. Постоянное досье — содержит информацию, важную для аудита длительное время. Специальные досье аудиторские фирмы открывают в зависимости от обстоятельств, в них включаются: подшивки корреспонденции; специальные постановления, указы; налоговая документация; данные по соблюдению законодательства и т.п. Постоянное досье содержит, как правило, следующую информацию: 1. Организационная информация, установленная законом: данные об акционерах; данные о директорах; данные о секретаре; местонахождение органа управления делами; копии устава, учредительного договора, свидетельства о регистрации. 2. Информация о предприятии и его деятельности: основные виды деятельности и размещение дочерних предприятий и филиалов; конкретное законодательство и правила; история предприятия; сводка прошлых результатов; характеристика основного персонала; описание особенностей бухгалтерского учета и внутреннего контроля; схемы организации управления; схемы последовательности операций. 3. Подробности договора о сотрудничестве: копии договоров о проведении аудиторской проверки и выполнении других работ; подробности особых требований к аудиту; подробности неаудиторских услуг. 4. Информация для аудита: контакты клиента; банковская информация; информация о юристах; основной аудиторский персонал; адреса мест проведения аудита. 5. Важные соглашения: торговые договоры; договоры о продаже в рассрочку или аренде; договоры о ссудах. 6. Информация об особенностях налогообложения клиента.