Осуществление контроля системы внутреннего контроля организации

Эффективная организационная структура экономического субъекта предполагает оправданное разделение ответственности и полномочий сотрудников. Она должна по возможности препятствовать попыткам отдельных лиц нарушать требования контроля и обеспечивать разделение несовместимых функций. Функции данного сотрудника являются несовместимыми, если их сосредоточение у одного лица может способствовать совершению случайных или умышленных ошибок и нарушений и затруднять обнаружение таких ошибок и нарушений. Обычно подлежат распределению между различными лицами такие функции, как [3, с. 78-81]: а) непосредственный доступ к активам экономического субъекта; б) разрешение на осуществление операций с активами; в) непосредственное осуществление хозяйственных операций; г) отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Надлежащее функционирование системы внутреннего контроля зависит также от ревизоров, которым поручена соответствующая деятельность. Система отбора, найма, продвижения по службе, обучения и подготовки кадров должна обеспечивать высокую квалификацию и честность соответствующего персонала. Особенностью такой организации внутреннего контроля является то, что ревизоры – это сотрудники предприятия, но не работники бухгалтерии. Ревизионные комиссии собираются по распоряжению руководителя, проводят проверки и после выполнения проверок работники выполняют на предприятиях основную работу. Работа ревизионной комиссии имеет для руководства и (или) соб¬ственников экономического субъекта информационное и консульта¬ционное значение; она призвана содействовать оптимизации деятельности экономического субъекта и выполнению обязанностей его ру¬ководства. Обычно формирование контроля за счет ревизионных комиссий происходит в следующих случаях: 1) необходимы единовременные или внеплановые проверки отдельных подразделений, лиц или выполнения работ; 2) загруженность бухгалтерии не позволяет отвлекать работников бухгалтерии на проведение ревизий, а формировать отдельно службу контроля нет необходимости; 3) при проведении ревизии возможны выявления ошибок бухгалтерии, поэтому ревизии необходимо поручить другим лицам (не работникам бухгалтерии). Объекты ревизии могут быть различными в зависимос¬ти от особенностей экономического субъекта и требовании его руко¬водства и (или) собственников. Функции ревизии в организации включают [3, с. 98-101]: - проверки систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля, их мониторинг и разработку рекомендации по улучшению этих систем; - проверки бухгалтерской и оперативной информации, включая эк¬спертизу средств и способов, используемых для идентификации, оценки, классификации такой информации и составления на ее основе отчетности, а также специальное изучение отдельных ста¬тей отчетности, включая детальные проверки операций, остатков по бухгалтерским счетам; - проверки соблюдения законов и других нормативных актов, а также требований учетной политики, инструкций, решений и указании руководства и (или) собственников; - проверку деятельности различных звеньев управления; - оценку эффективности механизма внутреннего контроля, изуче¬ние и оценку контрольных проверок в филиалах, структурных под¬разделениях экономического субъекта; - проверки наличия, состояния и обеспечения сохранности иму¬щества экономического субъекта; - работу над специальными проектами и контроль за отдельными элементами структуры финансовой системы организации; - оценку используемого экономическим субъектом программного обеспечения; - специальные расследования отдельных случаев, например подо¬зрений в злоупотреблениях; - разработку и представление предложений по устранению выяв¬ленных недостатков и рекомендаций по повышению эффектив¬ности управления. Объективность работы ревизионной комиссии обеспечивается степенью его независимости в структуре управления экономического субъекта. Это требование к ревизии, как правило, обеспечивается тем, что он подчиняется и обязан представлять отчеты только назначивше¬му его руководству и (или) собственникам и независим от руководи¬телей проверяемых филиалов экономического субъекта, структурных подразделений, органов внутреннего контроля и т.п. Ревизорами являются сотрудники, находящиеся в штате организации и подчиненные его руководству. Задачи ревизий определяются руководством, исходя из потребностей управления как подразделениями предприятия, так и предприятием в целом. Деятельность ревизоров заключается в выполнении ши¬рокого круга различных функций, входящих в его обязанности. Эти функции включают: - проверку систем контроля, направленную на выработку полити¬ки компании в рамках законодательства; - оценку экономичности и эффективности операций компании; - проверку уровня достижений программных целей; - подтверждение достоверности информации, используемой руко¬водством при принятии решений. Работа ревизоров не только дает информацию о деятельности са¬мой организации, но и подтверждает правильность и достоверность отчетов менеджеров. Используя информацию ревизоров, ру¬ководство предприятия может оперативно и своевременно осуществ¬лять необходимые изменения внутри предприятия [8, с. 56-61]. Ревизионная служба организации в ходе проверок должна принимать во внимание, что финансовая система экономического субъекта должна включать в себя: а) надлежащую систему бухгалтерского учета; б) контрольную среду; в) отдельные средства контроля. Контрольная среда, под которой понимаются осведомленность и практические действия руководства экономического субъекта, направленные на установление и поддержание системы внутреннего контроля, включает в себя: а) стиль и основные принципы управления данным экономическим субъектом; б) организационную структуру экономического субъекта; в) распределение ответственности и полномочий; г) осуществляемую кадровую политику; д) порядок подготовки бухгалтерской отчетности для внешних пользователей; е) порядок осуществления внутреннего управленческого учета и подготовки отчетности для внутренних целей; ж) соответствие хозяйственной деятельности экономического субъекта в целом требованиям действующего законодательства. Отдельные средства контроля (типичные виды аналитических процедур), используемых ревизорами в своей работе: - сопоставление остатков по счетам расчетов за различные периоды; - оценка соотношений между различными статьями отчетности и сопоставление их с данными предыдущих периодов; - сопоставление финансовых показателей деятельности организации со средними показателями соответствующей отрасли экономики; - сопоставление финансовой информации и нефинансовой (сведений о деятельности организации, не отражаемой напрямую в системе его бухгалтерского учета). Для сбора доказательств ревизионной службой могут использоваться следующие процедуры [8, с. 70-73]. 1. Проверка арифметических расчетов, заключающаяся в проверке арифметической точности данных документов и учетных записей путем независимого выборочного пересчета. 2. Инвентаризация – прием, позволяющий получить точную информацию о состоянии имущества и финансовых обязательств. 3. Проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций, дающая возможность аудитору проконтролировать учетные работы, выполняемые финансово – экономическими службами. 4. Подтверждение (сверка расчетов) – прием, используемый для получения в письменном виде информации от должностных лиц о реальности остатков на счетах учета денежных средств, счетах расчетов, дебиторской и кредиторской задолженности. 5. Устный опрос персонала, должностных лиц организации, проводимый на всех стадиях проверки и имеющий цель оценить работу отдельных сотрудников, подразделений, выяснить уровень их квалификации, состав выполняемых работ, порядок документооборота и т.д. 6. Проверка документов, заключающаяся в установлении реальности определенных документов и правильности оформления. 7. Прослеживание (сканирование) – эта процедура, в ходе которой аудитор проверяет отдельные первичные документы, полноту их отражения в учете, правильности указанной корреспонденции счетов. 8. Аналитические процедуры – это анализ и оценка полученной информации, изучение важнейших финансовых и экономических показателей организации с целью выявления необычных и неверно отраженных в учете хозяйственных операций, а также установления причин таких ошибок и искажений.